私は、facebookを完全プライベートでやっています。

県外で同業者の行政書士に会うことも時々ありまして、

その際には積極的に「お友達申請」をさせていただいてます。

なので、Facebookの私の友達には、行政書士がたくさんいます。

 

そんな行政書士たちの間で、最近ちょっと話題になったサービスがあります。

エネルギアという会社が開発した「イーティーゴ」というクラウド上のサービスです。

たぶん初の行政書士向けの業務管理システムです。

産廃業者には全くどうでもいい話ですが、私たち行政書士のための業務システム。

 

業務をどう管理するのか？

業種問わず、どうやって業務を管理していくのかは非常に大きな課題です。

事業規模が拡大すればするほど、業務管理という問題にぶち当たってくることになります。

 

私は2008年以降、日本全国の産業廃棄物処理業の許可申請を数多く行ってきました。

その中で、廃棄物処理業者の多くが、

「許可の管理において問題を抱えている」

ということを知りました。

 

産業廃棄物処理業や運送業は、自社で管理すべき許認可の数が多くなります。

それを、誰が、どのように管理するのか？

多くの顧客の事務所に行くと、そこにある問題が見えてきました。

 

当事務所が産廃の許可申請手続に特化していった中で見えてきた真実。

事業者が抱える本当の問題は、許可申請や書類作成そのものではなく、

行政手続のために社内に抱える事務全体なのではないか。

 

そこで、許可数の多い産廃業者向けに、「許認可一括管理プラン」というものを作りました。

この「許認可一括管理プラン」を支えているのは、自社開発のデータベースです。

このデータベースなしには、数百社、数千件の許可情報を管理することなんて不可能です。

 

開発には時間もかかりましたが、

おかげさまで「許認可一括管理プラン」は全国の業者から支持していただき、

今の当事務所の主力商品に成長しました。

 

当事務所は、たくさんの会社のたくさんの許可を管理する、ということにおいて、

とても進んだデータベースを作ることができたと思っています。

現在は、さらにより多くの情報を管理していくために、新たなデータベースを開発中。

 

ところが・・・

顧客の情報管理に力を入れてきた当事務所ですが、

いざ当事務所の内部の業務管理は、というと、全て後回しになってしまっている、というのが実情。

（自分のことは後回し。そういえば私の人生は、ずっとそんな感じでした。）

 

この実情には、意外と気付かないもので、

行政書士業と全く無縁のシステム会社が作った行政書士業務管理システムをみて、

いかに自分たちは遅れていたのかを思い知らされることになりました。

顧客の情報はデータベースで快適に管理しながら、

自社の情報は思いっきりアナログ管理になっていました。

 

このイーティーゴというサービスですが、

発表直後に私も「ちょっと使おう！」と思って導入してみたのですが、

ログイン後の画面を見て、「？？？」

意味がさっぱり理解できずに、そのまま画面を閉じてしまいました。

 

私は、パソコン操作に疎くて、こういったシステムみたいなものはとても苦手なんです。

それから1カ月間、イーティーゴに全くログインせずに放置してしまっていたのですが、

さすがに私個人がパソコン操作に疎いことがシステム導入の妨げになってしまってはいかんだろうと思い、

再度挑戦することにしました。

 

もちろん、当事務所の業務にどれだけ適合できるシステムなのかは、これから使ってみないと分かりませんが、

いつか日々の業務が、紙やホワイトボードや根性の詰まったエクセルシートから解放されることを願っています。

 

当事務所では、許認可管理用のデータベースやソフトを販売しているわけではありませんが、

顧客の煩雑さを解消させるのが目標という意味で、

システム開発業者と思いは同じのような気がします。

 

（河野）